УДК 37.022

ОРГАНИЗАЦИЯ ИНТЕГРИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В УСЛОВИЯХ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ВЫСШИМ УЧЕБНЫМ ЗАВЕДЕНИЕМ

Коноплева Валерия Сергеевна1, Коноплева Ирина Аполлоновна2
1Северный (Арктический) федеральный университет, к.э.н., доцент кафедры маркетинга и предпринимательства
2Северный (Арктический) федеральный университет, к.т.н., доцент кафедры маркетинга и предпринимательства

Аннотация
В статье рассмотрены принципы построения интегрированной системы обработки информации в условиях внедрения автоматизированной системы управления высшим учебным заведением. Авторы рассмотрели необходимость построения схемы информационных потоков, разграничение решаемых задач по средствам обработки данных, организацию связи между подсистемами АСУ для решения разнородных задач на основе одних и тех же исходных данных.

Ключевые слова: автоматизация управления, автоматизированная система управления, АСУ, высшее учебное заведение, интегрированная система информационного обеспечения


ORGANIZATION OF AN INTEGRATED SYSTEM OF INFORMATION SUPPORT IN THE CONDITIONS OF AUTOMATION OF MANAGEMENT OF THE HIGH SCHOOL

Konopleva Valery Sergeevna1, Konopleva Irina Apollonovna2
1Northern (Arctic) Federal University (Arkhangelsk), Ph.D., assistant professor of marketing and entrepreneurship
2Northern (Arctic) Federal University (Arkhangelsk), Ph.D., assistant professor of marketing and entrepreneurship

Abstract
The article discusses the principles of integrated system of information processing in the conditions of introduction of the automated system of management of higher education institution. The authors considered the necessity of developing the information flow diagram, separation of tasks by means of data communication between the automatic control subsystems for solving heterogeneous tasks on the same source data.

Библиографическая ссылка на статью:
Коноплева В.С., Коноплева И.А. Организация интегрированной системы информационного обеспечения в условиях автоматизации управления высшим учебным заведением // Современная педагогика. 2016. № 3 [Электронный ресурс]. URL: http://pedagogika.snauka.ru/2016/03/5486 (дата обращения: 29.05.2017).

Внедрение автоматизированной информационной системы управления (АСУ) в высших учебных заведениях в настоящее время является насущной необходимостью в условиях реорганизации и реформирования высшей школы, предъявления требований повышения качества образования, конкурентоспособности и престижа российских высших учебных заведений не только в нашей стране, но и за рубежом.

Необходимость внедрения АСУ в высших учебных заведениях связано, прежде всего, со сложностью управления образовательным учреждением, имеющим значительное количество работников и обучающихся, которые сформированы в сложную иерархичную, многоступенчатую структуру, где задействованы деканаты, различные научно-исследовательские секторы, административно-хозяйственные подразделения и т.д.

Условно органы управления образовательным учреждением можно иерархически представить в виде пяти основных групп:

1       Органы коллективного управления образовательного учреждения, например, ученый, методический совет (или комиссия), попечительский совет и т.д.

2       Руководящие работники, которые осуществляют управление ВУЗом. Это руководитель образовательного учреждения (ректор или директор), его заместители или проректоры, помощники, советники  и т.д.

3       Среднее звено управления – институты (если это университет), деканаты, кафедры, в состав которых входит профессорско-преподавательский состав образовательного учреждения. К среднему звену можно также отнести руководителей структурных подразделений, так называемый, административно-управленческий персонал, который обеспечивает функционирование ВУЗа.

4       Низшее звено управления – учебно-вспомогательный персонал, ориентированный на работу со студентами.

5       Управленческие органы разнообразных общественных организаций студентов (например, студенческий совет, старостаты), преподавателей (например, профком) и др.

Такая иерархическая и при этом разветвленная структура высшего учебного заведения требует четкой организации и взаимосвязи всех участников управления образовательным процессом, контроля и координации их функционирования, что как раз и позволяет реализовать организация автоматизированной системы управления.

В настоящее время на рынке программных продуктов представлено значительное количество программных комплексов управления высшим учебным заведением, которые составляют основу построения АСУ ВУЗ. Однако большинство из них имеют определенную специализацию. Отдельные программные комплексы автоматизируют только образовательный процесс, не охватывая административно-хозяйственную деятельность, другие ориентированы на управление высшим учебным заведением как раз с точки зрения административного функционирования. Для решения задач организации документальной стороны деятельности высшего учебного заведения приобретаются специализированные системы электронного документооборота. В бухгалтерии образовательного учреждения, как правило, используется специальная версия бухгалтерской программы фирмы «1С». В этой связи важнейшее значение приобретает правильная организация информационного обеспечения (ИО), под которым понимается вся совокупность информации, циркулирующая и хранящаяся в ВУЗе [1].

Оптимальная организация информационного обеспечения в условиях организации АСУ ВУЗ сформированная из отдельных программных комплексов позволит обеспечить упорядоченное движение данных между различными структурными подразделениями аппарата управления высшим учебным заведением, что позволит руководству выработать эффективное управленческое решение и довести его до нижестоящих звеньев образовательного учреждения.

Принципиальную схему информационного обеспечения АСУ высшего учебного заведения можно представить в виде взаимосвязи показателей планирования, учета и регулирования образовательного и хозяйственного процессов с процедурами их формирования. Выбор конкретной формы представления и степени детализации принципиальной схемы ИО определяется еще на этапе разработки и внедрения АСУ образовательного учреждения.

Цель построения укрупненной схемы информационного обеспечения – выявление общих данных, которые используются при решении ряда задач управления высшим образовательным учреждением. Кроме того, одновременно устанавливается информационная связь между различными задачами в рамках организационной структуры ВУЗа.

Схема информационного обеспечения при разработке АСУ высшего учебного заведения определяет технологию движения и обработки данных в процессе решения образовательных и управленческих задач. В этих условиях одним из обязательных элементов построения оптимального информационного обеспечения в ВУЗе является  анализ существующих информационных потоков, который позволяет выявить, эффективна ли организационная структура образовательного учреждения, узкие места в обработке данных, наметить пути улучшения организации управления ВУЗом.

Анализ информационных потоков позволяет:

-       рассмотреть всю технологию обработки данных, начиная с получения исходной (первичной) информации, ее преобразование и формирование результатных данных, которые передаются руководству и внешним организациям в виде отчетной и прочей документации. При этом определяется роль каждого структурного подразделения и функции, которые там выполняются;

-       разработать схему информационных взаимосвязей ВУЗа между структурными подразделениями, а также с внешними образовательными и другими  организациями;

-       выявить первичные (исходные) данные, к которым относятся информация, поступающая из внешней среды (приказы вышестоящих образовательных органов, законы, указы и т.д.), возникающая внутри учебного заведения (например, персональные сведения работников и обучающихся и т.д.) или хранящиеся непосредственно в ВУЗе;

-       вывить перечень всех производных данных, в результате обработки первичной информации;

-       построить логическую схему, которая характеризует существующий технологический процесс обработки информации в образовательном учреждении;

-       исследовать необходимость дублирования информации для различных подразделений образовательного учреждения. Для этого необходимо подробно рассмотреть существующие процедуры обработки данных с использованием схемы технологического процесса обработки информации;

-       определить первичные (исходные) показатели, которые необходимы для формирования каждого производного показателя;

-       определить круг показателей (первичных и производных) для каждого структурного подразделения ВУЗа для выполнения их функций, связанных с обработкой информации;

-       получить характеристики существующей системы обработки данных, степень использования показателей и др.

Основная форма технологии обработки данных в образовательном учреждении должна в обязательном порядке строиться на принципах интеграции информации, которая предполагает ее централизованное хранение и использование одних и тех же данных для решения различных образовательных и управленческих задач, т.е., иными словами можно сказать, что технология обработки данных в ВУЗе должна представлять собой интегрированную систему обработки информации (ИСОИ). Такая система предполагает создание информационных потоков между объектами управления, всеми функциональными подразделениями различных уровней управления, преподавателями, учебно-вспомогательным персоналом и т.д. Кроме того, ИСОИ дает возможность при минимально необходимом потоке первичных данных на основе их централизованного хранения и обработки в совокупности с нормативно-справочной информацией организовать процесс решения большинства образовательных задач и задач управления, удовлетворяя таким образом нужды административно-управленческого, учебно-вспомогательного и профессорско-преподавательского состава высшего учебного заведения [2].

Основной предпосылкой ИСОИ является разделение всех видов труда, существующего в образовательном учреждении на бизнес-процессы, связанные с принятием решений и анализом функционирования всех подразделений ВУЗа, а также на малоквалифицированные  работы, заключающиеся в заполнении баз данных по принятому контингенту студентов, ввода первичной экономической и финансовой информации и т.д., где можно не использовать высококвалифицированные кадры.

При создании ИСОИ важно также учитывать следующие моменты:

-       осуществлять разграничение доступа к информации, т.е. должностные лица образовательного учреждения должны получать всю необходимую для них информацию в зависимости от своего уровня управления;

-       каждое вышестоящее звено управления ВУЗом должно получать лишь объективно необходимое количество информации, что означает – укрупнение и агрегирование данных от одного уровня иерархии управления к вышестоящему;

-       должна быть создана единая локальная или корпоративная вычислительные сети (в зависимости от величины учебного заведения) с выходом в мировое информационное пространство с любой рабочей станции, включая персональные компьютеры преподавателей и средства вычислительной техники, установленные в компьютерных классах и т.д.

Функционирование ИСОИ обеспечивает точное и строгое взаимодействие различных подразделений управленческих структур, а также центра обработки данных (например, отдела ИТ), где должны располагаться серверы, каждый из которых ориентирован на решение однородных задач образовательного учреждения. Например, один сервер хранит и обрабатывает экономическую и хозяйственную информацию ВУЗа, другой – специализируется на образовательном процессе, где концентрируется вся информация по студенческому контингенту, на третьем сервере устанавливается система электронного документооборота, которая охватывает все структурные подразделения образовательного учреждения и т.д. Как правило, выделяют отдельный сервер для финансовой и бухгалтерской информации с высоким уровнем защиты. Для удобства работы серверы объединяются в домен, что позволяет организовать доступ к нужной информации, расположенной в любом сервере персоналу, имеющему на это право.

Создание такого центра обработки информации существенно изменит работу всех уровней управления ВУЗом. Сокращается объем фиксируемых данных, т.к. создается возможность централизованного хранения условно-постоянных данных, таких, например, как профессорско-преподавательский состав образовательного учреждения, контингент студентов, различные нормативно-справочные данные для хозяйственной деятельности ВУЗа и т.д. Специалисты нижнего звена учебно-вспомогательного и административно-управленческого персонала во многом освобождаются от расчетов аналитических показателей, а их деятельность сводится к созданию, контролю и ведению баз данных, ввода первичных данных (например, результаты сессий, изменения статуса преподавателя или студента и т.д.) [3].

Создание центра обработки данных (отдела ИТ) также изменит работу всех подразделений ВУЗа и структуру документооборота. Вся исходная информация проходит обработку данных, изменяются маршруты движения документов и формы представления данных (в связи с унификацией, рационализацией и комплексным использованием первичной информации), устанавливаются иные соотношения между первичными, промежуточными и конечными документами.

Организация ИСОИ позволяет усовершенствовать технологию обработки данных (унификация процедур обработки данных, специализация исполнителей и т.д.) и улучшает организационную структуру управления образовательным учреждением (изменяются связи между исполнителями и службами, а также соотношение профессионально-квалификационных групп административно-управленческого и учебно-вспомогательного персонала).

Применение ИСОИ обеспечивает:

-       интеграцию всех финансово-экономических и образовательных решений и полную тождественность данных, т.к. все они основаны на одной и той же первичной информации, нормативно-справочных материалах, которые хранятся в едином центре обработки данных;

-       повышение точности учета, что обеспечивает сохранность материальных ценностей для административно-хозяйственных служб, т.к. непосредственные исполнители освобождены от расчета сводных, обобщающих показателей;

-       сокращение объемов документооборота и информации в документах, т.к. фиксируются сведения о фактически совершающихся событиях;

-       уменьшение бумажного документооборота. Все процедуры обработки документа (согласование, проверка юридически корректной информации, постановка электронной подписи) совершаются в электронном виде. Документ на бумажном носителе распечатывается только в конце технологического процесса со всеми необходимыми реквизитами, которые были сформированы электронно. При этом, например, результаты промежуточной аттестации студентов также могут вноситься непосредственно на экзамене или зачете преподавателем (без распечатки бумажных ведомостей) и сразу помещаться в соответствующую базу данных и т.д.

Основная задача ИСОИ – это организация первичной информации таким образом, чтобы имеющиеся данные бесперебойно вводились в систему и обеспечивали расчет необходимых показателей. Сведения об одном факте, событии или объекте должны передаваться в систему только один раз, но использоваться многократно. Например, на этапе зачисления вводятся данные об абитуриентах, прошедших по конкурсу и зачисленных в ВУЗ. Сформированные базы данных по факультетам затем используются методистами для выдачи студенческих билетов и зачетных книжек, фиксирования данных по промежуточной аттестации, на основе которых автоматически формируются контингентские приказы по переводу и др. Та же первичная информации по контингенту используется библиотекой для организации читательской базы данных и т.д. В административно-хозяйственном отделе на основе базы данных по контингенту формируются пропуска для студентов с возможностью присваивания каждому обучающемуся личного штрих-кода и т.д.

При этом для органов управления ВУЗом необходимо определить все источники поступления данных и преобразование их в единую форму, принятую в данной системе управления.

В процессе создания и передачи данных по каналам связи следует предусмотреть, что в АСУ высшего образовательного учреждения вводится только первичная, исходная информация. Расчетные показатели создаются на том уровне, где в них возникает необходимость. Например, в образовательном процессе методисты (или преподаватели на местах) вводят сведения об оценках студентов в процессе промежуточной аттестации. Средний балл, количество отсутствующих, рейтинг преподавателей и т.д. формируются автоматически и предоставляются методисту, курирующему конкретное направление или профиль. Для декана данные укрупняются, агрегируются по всем направлениям, профилям, предметам, преподавателям и т.д. То есть, можно сказать, что в каждое звено управления ВУЗом передается та информация, которая необходима для планирования и управления.

Следует отметить, что для решения конкретных задач управления необходимы данные, содержащие исходную информацию, которые должны поступать к моменту решения задачи (например, к окончанию сроков сессий, к началу итоговой аттестации и т.д.).

При решении задач управления в области хозяйственной деятельности образовательного учреждения основная часть сведений (нормативы, тарифы и т.д.) находятся в базах данных на специализированном сервере, а другая – поступает с места их возникновения. В этом случае важна интеграция операций обработки данных, разработка схем движения электронных документов, выявление зависимостей задач управления и потребности в информации в подразделениях учебного заведения.

Так как функции управления связаны между собой и используют зачастую одну и ту же информацию, то необходимо составить обобщенную схему интегрированной обработки данных. Это позволит выявить связи между частными схемами, устранить ненужные блоки, ввести дополнительные, которые более рационально обеспечат другие функции управления ВУЗом.

На основе комплексного анализа частных схем обработки данных составляется единый перечень типовых наборов операций, которые ориентированы на соответствующий программный продукт, положенный в основу организации АСУ ВУЗ – либо это операции, связанные с административно-хозяйственной деятельностью, либо учебно-вспомогательной и т.д.

Важным результатом внедрения ИСОИ является интеграция функций управления. Обработка данных осуществляется по единой схеме, а решение задач управления обеспечивается данными, поступающими из других подсистем, что приводит к возникновению взаимных связей между различными подсистемами АСУ по линии обмена показателей и документов. Например, в бухгалтерию должны поступать сведения о переработках преподавателей из учебно-методического управления для начисления оплаты труда или сведения о студентах, которым должны начисляться стипендии и т.д.

В разрезе каждой подсистемы АСУ ВУЗ интегрированная система обработки информации должна обеспечивать:

-       точное представление входных и выходных показателей и документов данной подсистемы и их связи с другими подсистемами;

-       точное представление процесса обработки информации в ходе решения задач управления ВУЗом в разрезе рассматриваемой подсистемы АСУ;

-       очередность решения задач, т.е. использование данных в разрезе подсистемы;

-       характер использования общих нормативно-справочных данных и условно-постоянной информации.

Таким образом, создание в высшем учебном заведении интегрированной системы обработки информации позволяет повысить качество управления ВУЗом, обеспечить контроль и учет в образовательном и административно-хозяйственном процессах, что положительном образом скажется на повышении общего уровня образовательного учреждения.


Библиографический список
  1. Коноплева И.А., Коноплева В.С. Использование мультимедийных образовательных инструментов в преподавании экономических дисциплин // Современная педагогика: сетевой журнал. №3 (26) 2015. URL: http://pedagogika.snauka.ru/2015/03/3685 (дата обращения 01.02.2016).
  2. Коноплева В.С., Коноплева И.А. Информатизация высшего учебного заведения как парадигма развития современного образования // Современная педагогика. 2016. № 1 [Электронный ресурс]. URL: http://pedagogika.snauka.ru/2016/01/5300  (дата обращения: 01.02.2016).
  3. Коноплева В.С., Коноплева И.А. Детерминизм образовательных технологий в современной среде обучения // Современные технологии и инновации № 10 (54) 2015. URL http://web.snauka.ru/issues/2015/10/58171 (дата обращения 01.02.2016).


Все статьи автора «Коноплева Ирина Аполлоновна»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться: