Высшее учебное заведение по своему типу достаточно консервативная организация, структура управления которой может не меняться десятилетиями. В ВУЗе все работники условно подразделяются на несколько категорий, которые, как правило, включают административно-управленческий, учебно-вспомогательный персонал и профессорско-преподавательский состав, может также иметь место научно-исследовательские работники и др.
При этом нет четкого разграничения между группами. Ректор, декан факультета или директор института, входящего в состав университета, может быть одновременно заведующим кафедрой и преподавателем, научный работник также может заниматься преподавательской деятельностью и возглавлять кафедру. Все это еще более усложняет структуру управления образовательным учреждением.
Кроме того, в современных условиях реорганизации высшей школы, введения новых образовательных стандартов, требующих внедрения инновационных, прогрессивных форм обучения, специального методического обеспечения образовательного процесса, зачастую представленного в электронной форме (электронные учебно-методические комплексы) и т.д. необходимо выработать и инновационные подходы к управлению высшими учебными заведениями, пересмотреть существующие управленческие организационные структуры, повысить эффективность управленческих процессов и т.д. В этих условиях организация и внедрение автоматизированной системы управления (АСУ) высшим учебным заведением позволяет изменить подходы к управлению, интенсифицирует и упрощает этот процесс [1].
В свою очередь состав руководства высшим учебным заведением находится в непрерывном движении: регулярно меняется квалификационная (защита диссертаций), возрастная и иная его структура, что также в определенной степени влияет на организационную структуру управления образовательным учреждением. Например, в связи с уходом одного руководителя из управления ВУЗом может возникнуть необходимость слияния ряда подразделений в одно или наоборот – разъединение структур (учебно-методическое управление специализировать на учебный и методический отделы или объединить указанные отделы, если они имеют самостоятельный статус, в одно управление), меняются руководители выборных должностей (декан, заведующий кафедрой), объединяются или разъединяются факультеты и кафедры, происходит поглощение или слияние институтов, филиалов, средних специальных учебных заведений и т.д. Зачастую это происходит по объективным причинам, связанным с реорганизацией высшей школы, или на уровне одного образовательного учреждения, когда то или иное подразделение организуется «под специалиста», т.е. состав его функций и задач определяется возможностями его руководителя.
Любые практические изменения в организационной структуре ВУЗа, как правило, требуют:
- официального уточнения целей, функций и задач подразделений;
- положительного решения Ученого совета высшего учебного заведения;
- перераспределения прав и обязанностей подразделений и уровней системы управления;
- приведения в соответствие новым целям, функциям, задачам, кругу прав и обязанностей регламентирующей документации и информационного обеспечения.
Как известно, подобные мероприятия получают официальное оформление и вводятся в действие соответствующими приказами и распоряжениями ректора (директора института) и не могут происходить случайно по инициативе отдельных руководителей функциональных подразделений. Таким образом, развитие организационной структуры управления ВУЗом нуждается в непрерывном руководстве.
Специальное регламентирование изменений и проведения работ по совершенствованию структуры управления ВУЗом связаны с организацией нескольких процессов. Они представляют собой дальнейшее развитие в системе управления новой функции – централизованной функции совершенствования организации и функционирования самой системы управления. Выполнение этой функции должно быть возложено на специально организованный отдел (например, отдел информационных технологий управления (ИТУ)), в рамках организации и внедрения автоматизированной системы управления ВУЗом [2].
Совершенствование организационных структур управления ВУЗом носят в определенной степени формально-технический характер. Специалисты отдела ИТУ при высоком уровне их квалификации могут уточнить цели, функции, задачи, права и обязанности подразделений, а также привести в соответствии с ними информационное обеспечение. Однако отдел ИТУ не в состоянии провести комплекс мероприятий по правильному подбору и расстановке кадров. В решении практических вопросов регулирования процесса совершенствования организационной структуры управления в образовательном учреждении определяющая роль принадлежит руководству и Ученому совету ВУЗа.
Совершенствование организационной структуры управления образовательного учреждения требует специальных условий для ее подготовки и проведения, поэтому рекомендации по реорганизации должны предлагаться высшему руководству ВУЗа для изучения и обсуждения. По результатам их рассмотрения и дополнительного изучения материалы дорабатываются, и в случае необходимости подобная процедура может повторяться несколько раз.
Только после всестороннего рассмотрения и анализа, предложения по совершенствованию организационной структуры управления образовательным учреждением могут быть вынесены на широкое обсуждение в коллективе, например, на Ученый совет или собрание трудового коллектива.
Следует иметь в виду, что при совершенствовании организационных структур управления образовательного учреждения формируются требования к персоналу управления, охватывающие не только профессионально-квалификационные аспекты, но и психологические стороны деятельности специалиста. Вероятны ситуации, когда в реальных условиях образовательного учреждения может отсутствовать соответствующий сформулированным требованиям специалист. В таких случаях необходимо подготовить нужного руководителя путем повышения его квалификации, за счет стажировки или в случае необходимости организовать работу специалиста в смежных подразделениях (это касается, прежде всего, административно-управленческого персонала).
С учетом рассмотренных обстоятельств осуществляется разработка новой организационной структуры управления ВУЗом и после выполнения всех формальностей вводится в действие. Однако работы на этом не заканчиваются. Функционирование руководителей в процессе выполнения соответствующих хозяйственных и образовательных задач не носит технического характера. Повышение квалификации и накопление опыта работы руководителей может вызвать изменение фактического перераспределения функций и состава решаемых задач между подразделениями. То есть процесс функционирования системы управления образовательным учреждением может создать определенные отклонения фактической организационной структуры от ее формально утвержденного первоначального состояния. Например, отказ от кафедр и переход на руководство образовательными направлениями, когда руководитель соответствующего направления подбирает для организации образовательного процесса необходимых высококвалифицированных преподавателей. Соответственно может измениться и структура учебно-вспомогательного персонала и перераспределение их обязанностей.
При этом становление фактической структуры не всегда имеет отрицательные последствия, скорее наоборот, руководители в процессе своей практической деятельности могут находить более рациональные формы организации выполнения функций управления или решения хозяйственных и образовательных задач. Поэтому в первое время иногда целесообразно специальное мониторирование за процессом становления и развития введенной в действие организационной структуры управления образовательным учреждением. Резкое отклонение фактической структуры от формальной требует дополнительных исследований и проработок.
Таким образом, совершенствование организационных структур управления – длительный процесс, протекающий в сложных условиях динамических процессов развития АСУ высшим учебным заведением, адаптацией специалистов к новым условиям, возрастания требований к профессионализму руководителей. Поэтому важен регулярный анализ функционирования организационной структуры управления со стороны высшего руководства ВУЗа.
Положения о деятельности управленческих подразделений высшего учебного заведения, а также должностные инструкции представляют собой формальную основу организации деятельности руководителей ВУЗа. Основой для разработки этой документации служат уже действующие положения и инструкции, однако в ходе внедрения АСУ они подлежат определенной доработке. Как правило, доработка этих положений и должностных инструкций осуществляется в следующих направлениях:
- подготовка положения и инструкций для вновь создаваемых подразделений, т.е. в первую очередь для отдела ИТУ;
- уточнения функции и задач действующих подразделений в соответствии с функционированием АСУ;
- введения новых разделов в действующие положения и инструкции, связанные с особенностями взаимодействия отдела ИТУ с другими подразделениями ВУЗа, а также работника образовательного учреждения со средствами вычислительной техники в процессе обработки информации. Например, ведение баз данных по студентам в электронном виде, ввод первичных (исходных) данных в средства вычислительной техники, использование программных продуктов для решения хозяйственных задач ВУЗа и т.д.
Положения и должностные инструкции отдела ИТУ должны отражать те специфические задачи, которые возникают в процессе реализации и функционирования АСУ ВУЗ. Уточнение функций и задач руководителей всех уровней управления образовательным учреждением сводится, прежде всего, к приведению их прав и обязанностей в соответствие с требованиями функционирующей АСУ. Это касается задач различных подразделений ВУЗа относительно функционирования автоматизированной системы, взаимодействия различных экономических, финансовых и хозяйственных служб ВУЗа, учебно-методических отделов, деканатов, кафедр и т.д.
Введение новых обязанностей в действующие положения и должностные инструкции должно проходить поэтапно в соответствии с очередностью развития АСУ, что обеспечит истинную необходимость уточнения прав и обязанностей всех подразделений управления высшим учебным заведением. То есть, разработка и введение положений о деятельности подразделений ВУЗа напрямую связано с темпами развитием АСУ. Кроме того, совершенствование организационной структуры управления образовательным учреждением должно проводиться в рамках организационной модели образовательного учреждения, чтобы не сорвать образовательный процесс и функционирование всех подразделений ВУЗа. Таким образом постепенный переход на новую модель управления обеспечит целостность и непротиворечивость процесса уточнения функций, прав и обязанностей как вновь формируемых, так и действующих управленческих подразделений высшего учебного заведения, позволит безболезненно перейти на новый уровень руководства в условиях функционирования автоматизированной системы управления ВУЗом.
Библиографический список
- Коноплева В.С., Коноплева И.А. Информатизация высшего учебного заведения как парадигма развития современного образования // Современная педагогика. 2016. № 1 [Электронный ресурс]. URL: http://pedagogika.snauka.ru/2016/01/5300 (дата обращения: 01.02.2016).
- Коноплева В.С., Коноплева И.А. Детерминизм образовательных технологий в современной среде обучения // Современные технологии и инновации № 10 (54) 2015. URL http://web.snauka.ru/issues/2015/10/58171 (дата обращения 01.02.2016).